Polityka Zgodności - Kodeks postępowania
DONAKO jest firmą działającą międzynarodowo, producentem i dostawcą komponentów maszyn elektrycznych dla branży elektrycznej. Specjalizujemy się w produkcji na potrzeby gałęzi przemysłu, które opierają swoje działania na nowoczesnych technologiach i zapewniamy wysoką jakość produktów niezależnie od ich rodzaju. Jesteśmy godnym zaufania partnerem biznesowym i w naszej działalności bierzemy pod uwagę potrzeby naszych klientów, dostawców, pracodawców i partnerów. Nasz Kodeks Postępowania został sporządzony z myślą o naszych pracownikach, by ułatwić im wykonywanie swoich codziennych obowiązków w sposób odpowiedzialny. Stanowi on wytyczne z zakresu zachowań moralnych, etycznych i zgodnych z przepisami prawa i obowiązuje wszystkich pracowników firmy DONAKO. Nasi pracownicy stanowią podstawę naszego sukcesu jako przedsiębiorstwo i to dzięki nim możemy zyskać renomę i zaufanie naszych klientów. Z tego powodu w oparciu o poniższy Kodeks Postępowania wyznaczyliśmy wytyczne i zasady etyki i moralności biznesowej. Poniższy Kodeks Postępowania stanowi zatem fundamentalną część naszej kultury korporacyjnej.
WSTĘP I CEL NINIEJSZEGO DOKUMENTU
Firma DONAKO Sp. z o.o. (zwana dalej „DONAKO”) ze względu na swoją krajową i międzynarodową działalność podlega różnego rodzaju zasadom społecznym, politycznym i prawnym, które muszą być ściśle przestrzegane przez jej pracowników. Jakiekolwiek naruszenie tych zasad, a w szczególności naruszenie przepisów prawa i regulacji obowiązujących w danym kraju, może mieć dla spółki niepożądane, niekorzystne skutki finansowe oraz może spowodować trwały uszczerbek na reputacji marki DONAKO. Niniejszy Kodeks Postępowania stanowi podstawę wszelkich działań i decyzji handlowych podejmowanych w firmie DONAKO. Stanowi on również wytyczne z zakresu zachowań moralnych, etycznych i zgodnych z przepisami prawa i obowiązuje wszystkich pracowników firmy DONAKO. Każdy pracownik, który naruszy przepisy prawa, regulacje, wewnętrzne wytyczne, zasady, instrukcje lub postanowienia niniejszego Kodeksu Postępowania, może zostać poddany działaniom dyscyplinarnym. Dodatkowo, poniższy Kodeks Postępowania zostanie również przedstawiony naszym partnerom biznesowym i oczekiwane od nich będzie zachowanie stosowne do wytycznych w nim zawartych, również w prowadzonych przez siebie relacjach biznesowych. Niniejszy Kodeks Postępowania będzie w razie potrzeby modyfikowany uchwałą dyrektorów i może zostać uzupełniony o wytyczne szczegółowe, które mogą mieć zastosowanie tylko w poszczególnych krajach i regionach.
ZAKRES STOSOWANIA
Niniejszy Kodeks Postępowania dotyczy wszystkich pracowników DONAKO, w tym dyrektorów i innych członków kadry kierowniczej DONAKO (zwanych dalej "pracownikami") we wszystkich lokalizacjach. W interesie DONAKO leży również, aby niniejszy Kodeks Postępowania został przedstawiony również kluczowym partnerom biznesowym firmy (klientom, dostawcom, konsultantom itp.) oraz aby przy wyborze partnerów biznesowych pracownicy zobowiązali się do przestrzegania postanowień Kodeksu Postępowania DONAKO lub ustanowili we własnym zakresie zasady postępowania porównywalne do niniejszego Kodeksu, i uznali je za integralną część procesu podejmowania przez nich decyzji. Kadra kierownicza daje przykład zachowania poprawnego pod względem społecznym i etycznym, przestrzega reguł i zasad, a jednocześnie stanowi wzór do naśladowania dla innych pracowników. Kadra kierownicza zapewnia, że wszyscy pracownicy zapoznali się z Kodeksem Postępowania i uczestniczą w szkoleniach dotyczących zgodności z jego zapisami. Kadra kierownicza pomaga pracownikom w zrozumieniu i przestrzeganiu zapisów Kodeksu Postępowania. Pracownicy mogą zawsze skontaktować się kadrą kierowniczą, która chętnie odpowie na wszelkie pytania. W przypadku nieprzestrzegania prawa lub niniejszego Kodeksu Postępowania przez pracownika, kadra kierownicza podejmie wobec niego odpowiednie kroki. Pracownicy DONAKO są zaznajomieni z treścią Kodeksu Postępowania oraz wszystkimi zasadami wewnętrznymi obowiązującymi w firmie i przestrzegają ich. Nieznajomość Kodeksu i zasad wewnętrznych nie usprawiedliwia zachowań z nimi niezgodnych. Żaden pracownik firmy nie może być zmuszany przez przełożonego do naruszenia postanowień niniejszego Kodeksu.
1 ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI PRAWA I REGULACJAMI MIĘDZYNARODOWYMI
Nieprawidłowe działania są nie tylko niezgodne z prawem i nieetyczne, ale także prowadzą do utraty zaufania. Takie działania mogą prowadzić do nałożenia sankcji, zgłaszania roszczeń odszkodowawczych oraz utratą zamówień. W związku z powyższym DONAKO przestrzega przepisów prawa obowiązujących we wszystkich krajach, w których Grupa prowadzi działalność. Każdy pracownik jest zobowiązany do zapoznania się z przepisami prawa obowiązującymi w jego obszarze odpowiedzialności oraz do ich przestrzegania. W razie wątpliwości należy skontaktować się z odpowiednim przełożonym. Pracownicy, którzy naruszają przepisy prawa będą pociągani do odpowiedzialności indywidualnie. W niektórych krajach jednak w przypadku naruszenia prawa przez pracownika do odpowiedzialności może zostać pociągnięta również firma, jeśli popełnione przez nich przestępstwo przyniosło jej korzyść. Przepisy dotyczące ograniczeń importowych i eksportowych musza być bezwzględnie przestrzegane, jak również konieczne jest uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń. Działania zabronione obejmują odmowę prowadzenia interesów z krajem bojkotowanym lub osobami uwzględnionymi na czarnej liście z przyczyn związanych z bojkotem, udzielanie informacji o relacjach biznesowych jakiejkolwiek osoby z krajem bojkotowanym lub osobami z czarnej listy.
2 RÓWNOŚĆ, SZACUNEK I SPRAWIEDLIWE TRAKTOWANIE
W oparciu o Kartę Narodów Zjednoczonych i Europejską Konwencję Praw Człowieka, prawa człowieka stanowią jego prawo podstawowe, w związku z czym muszą być respektowane przez wszystkich pracowników firmy. Nikt nie może być dyskryminowany lub prześladowany z powodu swojej rasy, pochodzenia etnicznego, koloru skóry, religii, płci lub innych cech. W szczególności należy podkreślić, że dobór lub awans pracowników powinien być oparty wyłącznie na ich kwalifikacjach. Firma DONAKO zapewnia, że wszyscy jej pracownicy otrzymują odpowiednie wynagrodzenie za swoją pracę i wysiłek w nią włożony oraz że przepisy ustawowe lub uzgodnienia dotyczące godzin pracy i minimalnego wynagrodzenia zawarte w układzie zbiorowym są ściśle przestrzegane. Dotyczy to również zakazu pracy dzieci i pracy przymusowej, równego traktowania pracowników oraz prawa do reprezentowania interesów. Zasady te mają również zastosowanie do naszego stosunku do partnerów zewnętrznych. W związku z powyższym w szczególności nie zawieramy żadnych umów z firmami, co do których wiemy, że:
- naruszają prawa człowieka;
- przy produkcji lub dostawie swoich produktów i usług zatrudniają dzieci lub korzystają z pracy pracowników przymusowych lub też tolerują takie praktyki u swoich podwykonawców;
- łamią inne przepisy, które mają na celu zapewnienie zdrowia i bezpieczeństwa ich pracowników.
3 UCZCIWA KONKURENCJA
Prowadzenie działań biznesowych w sposób uczciwy i transparentny gwarantuje odpowiedni poziom dbałości o interesy DONAKO i chroni zarówno jej konkurencyjność, jak i jej pracowników w dłuższej perspektywie. Naruszenie krajowych i międzynarodowych przepisów antymonopolowych może mieć poważne konsekwencje dla firmy. DONAKO opowiada się zatem za uczciwą i transparentną konkurencją. Niedozwolone są działania antykonkurencyjne, takie jak porozumienia z konkurencyjnymi firmami dotyczące cen, usług produkcyjnych, sprzedaży, przetargów lub podziału rynku. Niedopuszczalne jest również nadużywanie swojej pozycji dominującej. Firma podejmuje decyzje o zakupie wyłącznie na podstawie jakości, terminowości dostaw, ceny lub usług dostawcy.
4 PRZECIWDZIAŁANIE KORUPCJI I PRANIU BRUDNYCH PIENIĘDZY
DONAKO pragnie przekonać swoich klientów i partnerów biznesowych do swoich produktów i usług wyłącznie dzięki ich wysokiej jakości, nigdy zaś w oparciu o nielegalne i nieuczciwe praktyki biznesowe. Surowo zabronione jest oferowanie lub przyjmowanie jakichkolwiek łapówek. DONAKO nie toleruje również prania brudnych pieniędzy, a wszyscy pracownicy są ściśle zobowiązani do przestrzegania przepisów dotyczących takich praktyk. Pranie brudnych pieniędzy to nielegalny proceder, polegający na nielegalnym generowaniu dużych sum pieniędzy i podawanie ich źródła za legalne. Pieniądze pochodzące z takiej działalności są uważane za brudne, a proces „pierze” je, aby wyglądały na „czyste”, czyli legalne. O podejrzanych formach płatności lub transakcjach, które wskazują na pranie brudnych pieniędzy lub kontakty z osobami lub krajami objętymi bojkotem, należy niezwłocznie powiadomić przełożonego lub kadrę kierowniczą.
5 UPOMINKI I ZAPROSZENIA
Upominki i zaproszenia mogą wpływać na zdolność do podejmowania decyzji w sposób zapewniający brak konfliktu interesów. Z tego powodu DONAKO zabrania oferowania i przyjmowania upominków, zaproszeń na wydarzenia i innych korzyści, jeśli ma to niedopuszczalny, nieetyczny wpływ na działalność firmy lub nawet jeśli mogłoby to sprawiać tylko wrażenie wywierania niedopuszczalnego wpływu. Aby utrzymać dobre relacje biznesowe dozwolone jest wręczanie i otrzymywanie upominków o niewielkiej wartości i zaproszeń o niewielkim znaczeniu, ale zawsze w ramach rozsądnych praktyk biznesowych. Należy jednak wziąć pod uwagę przepisy i zwyczaje obowiązujące w danym kraju. Upominki o zbyt wysokiej wartości nie mogą być przyjmowane lub muszą zostać zwrócone. Oferowanie lub przyjmowanie pieniędzy lub korzyści majątkowych jest zabronione. Dotyczy to również kontaktów z pracownikami urzędów, organów władzy i funkcjonariuszami urzędów publicznych. Jeśli pracownik ma wątpliwości, jakie działania kwalifikują się jako niedopuszczalne, powinien skonsultować się z właściwym przełożonym.
6 KONFLIKT INTERESÓW
DONAKO oczekuje od swoich pracowników bezgranicznej lojalności. Na decyzje podejmowane przez kadrę kierowniczą lub pracowników firmy nie mają wpływu prywatne lub osobiste interesy. Podczas wykonywania swoich obowiązków zawodowych pracownicy mogą znaleźć się w sytuacjach, w których ich osobiste interesy są lub mogą być sprzeczne z interesami firmy. W takich przypadkach oczekuje się od nich, że będą wykonywać swoje zobowiązania wyłącznie w interesie firmy lub zgłoszą konflikt interesów (np. zatrudnienie dodatkowe, relacje biznesowe z bliskimi krewnymi, stanowiska kierownicze w innych organizacjach). Każdy pracownik jest zobowiązany do niezwłocznego i bezwarunkowego zgłaszania aktualnych lub potencjalnych konfliktów interesów swojemu przełożonemu.
7 DAROWIZNY I SPONSORING
DONAKO bierze czynny udział w różnorodnych wydarzeniach społecznych. Firma może przekazywać darowizny pieniężne w celu wsparcia projektów humanitarnych i społecznych, instytucji kulturalnych i naukowych oraz edukacyjnych. Tego rodzaju darowizny mogą być przekazywane wyłącznie dobrowolnie i nie należy oczekiwać od obdarowanych jakichkolwiek działań mających na celu okazanie wdzięczności lub zwrotu środków pieniężnych. Wpłaty pieniężne na konta prywatne są zabronione. Takie wpłaty pieniężne są zabronione niezależnie od okoliczności i nie można ich dokonywać ani w celu obejścia innych postanowień Kodeksu Postępowania, ani żadnych innych obowiązujących w DONAKO wytycznych. DONAKO nie udziela poparcia żadnym politykom, partiom politycznym, organizacjom powiązanym z partiami politycznymi ani organizacjom prekursorskim, które realizują cele polityczne. Wszelkie wątpliwe darowizny lub inne płatności pieniężne na rzecz partii politycznych lub innych organizacji muszą być uprzednio zatwierdzone przez Radę Nadzorczą spółki DONAKO.
8 POLITYKA OCHRONY ŚRODOWISKA I KLIMATU
Zrównoważone procesy produkcyjne, odpowiedzialne obchodzenie się z zasobami naturalnymi oraz stosowanie najnowocześniejszych technologii stanowią integralną część filozofii korporacyjnej i działalności operacyjnej firmy. Jednocześnie dbałość DONAKO o powyższe kwestie stanowi podstawę do twierdzenia, że firma jest liderem w zakresie zrównoważonej produkcji i świadczenia usług. Wszystkie aspekty łańcucha produkcyjnego koncentrują się na jak najbardziej ekonomicznym wykorzystaniu zasobów (zwłaszcza surowców i energii) oraz minimalizowaniu wpływu procesów i produktów DONAKO na środowisko. Intensywne badania mające na celu opracowanie procesów i produktów przyjaznych dla środowiska, działania mające na celu zwiększenie wydajności, obniżenie emisji i uzyskanie oszczędności energii, a także przejrzyste i efektywne zarządzanie środowiskiem umożliwiają DONAKO długoterminowe łagodzenie wpływu swoich procesów i produktów na środowisko.
9 BHP
Zdrowie i bezpieczeństwo pracowników są dla DONAKO niezwykle istotne. Kultura bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie opiera się na ciągłym doskonaleniu środowiska pracy oraz na wdrożeniu szeregu programów profilaktycznych i zdrowotnych. Wszyscy pracownicy muszą promować bezpieczeństwo i zdrowie w swoim miejscu pracy oraz przestrzegać norm bezpieczeństwa, a także wytycznych i przepisów dotyczących BHP. DONAKO zapewnia bezpieczeństwo każdemu swojemu pracownikowi w miejscu pracy. Spożywanie alkoholu i innych nielegalnych środków odurzających w godzinach pracy jest zabronione.
10 OCHRONA WŁASNOŚCI MATERIALNEJ I INTELEKTUALNEJ
Wszyscy pracownicy firmy DONAKO są zobowiązani do ochrony materialnej i intelektualnej własności firmy oraz do właściwego i ostrożnego korzystania z udostępnionych im zasobów. Majątek udostępniony przez każdą z firm może być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych. Wykorzystanie majątku firmy do jakichkolwiek innych celów jest zabronione bez wcześniejszej pisemnej zgody. DONAKO oczekuje od swoich pracowników, że będą traktować informacje biznesowe o charakterze handlowym lub technicznym, pochodzące z każdej firmy lub od partnerów biznesowych, które nie zostały upublicznione, jako ściśle poufne. Powyższe zobowiązanie do zachowania poufności dotyczy patentów zgłoszonych przez firmy wchodzące w skład Grupy oraz tajemnice handlowe konkurentów i dotyczy wszystkich pracowników.
11 UCZCIWOŚĆ I KOMUNIKACJA
Żaden z partnerów biznesowych każdej ze spółek grupy DONAKO nie może być wprowadzany w błąd co do faktów w kontaktach prawnych. Jeśli pracownicy DONAKO składają oświadczenia partnerom biznesowym, ich treść musi być zgodna z prawdą. Wszystkie ustne i pisemne oświadczenia oraz informacje dotyczące firmy, które mają charakter publiczny, powinny być składane wyłącznie za pośrednictwem dyrektorów lub przez nich ujawniane. Każdy pracownik zobowiązany jest zachować tajemnice handlowe firmy w ścisłej poufności i nie może ich wykorzystywać w celu uzyskania korzyści ekonomicznych dla siebie lub innych. Poufne informacje korporacyjne i rynkowe dotyczące DONAKO nie mogą być przekazywane żadnym osobom trzecim – konkurencji, przyjaciołom czy członkom rodziny. Pracownikom nie wolno również bez zezwolenia pozyskiwać tajemnic handlowych od konkurencji.
12 DANE OSOBOWE
DONAKO traktuje dane osobowe pracowników i partnerów z którymi podpisała umowy w sposób ściśle poufny, zgodnie z obowiązującymi normami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych. Wyjątkiem jest przypadek w zakresie określonym przez odpowiednie przepisy prawa.
13 NARUSZENIE POSTANOWIEŃ KODEKSU POSTĘPOWANIA
Pracownicy DONAKO mogą dowiedzieć się o przypadkach naruszenia niniejszego Kodeksu Postępowania. Do takiej sytuacji może dojść w szczególności, gdy udzielają innym pracownikom wskazówek z zakresu tematyki niniejszego Kodeksu Postępowania lub poprzez stałe monitorowanie zgodności z przepisami prawa oraz regularne informowanie o ewentualnych problemach i ich konsekwencjach. Wszystkie zgłoszenia dotyczące zgodności przesyłane do kadry kierowniczej lub pracowników ds. zgodności powinny być starannie sprawdzone i na żądanie traktowane jako poufne. Pracownicy nie mogą ponosić żadnych negatywnych konsekwencji wynikających z przestrzegania niniejszego Kodeksu postępowania. Dotyczy to również innych osób, które wniosą istotne informacje do postępowania wyjaśniającego w sprawie takich naruszeń. DONAKO zastrzega sobie prawo do podjęcia kroków dyscyplinarnych wobec pracowników, którzy umyślnie lub wskutek rażącego zaniedbania wysuwają fałszywe oskarżenia.